Co robić zanim wszystko się zacznie?
• Pomysł
Podstawą każdego działania jest opracowanie właściwej koncepcji. Chcąc uczestniczyć w targach, weź pod uwagę 3 konieczne etapy: planowanie, wdrażanie i ocenę rezultatów. Targi to przecież inwestycja marketingowa, a ta – im lepiej zaplanowana, tym bardziej owocna. Po pierwsze: jasno sprecyzuj cel swojego udziału w targach. Powinien on wynikać z analizy potrzeb i problemów Twojej firmy, a jego efekty powinny dać się łatwo policzyć. W oparciu o niego opracuj własną taktykę (sposoby, środki i narzędzie) działania. Planuj długoterminowo. Pamiętaj, że jednorazowy udział w targach zazwyczaj nie przynosi oczekiwanych rezultatów. Pożądany efekt końcowy osiągniesz dzięki realizacji pomniejszych celów, wyznaczanych sukcesywnie na kolejne targi.
• Kalkulacje
„Kalkulator targowy” jest pojęciem znanym profesjonalnym wystawcom, a opartym o zasadę relacji kosztów do uzyskanych korzyści. Mając rezultat i cenę, jaką zapłaciłeś, możesz obliczyć stopę zwrotu z inwestycji. Policz zatem, ile za wszystko zapłacisz. Nie zapomnij, że tzw. cena metra kwadratowego powierzchni targowej w rzeczywistości uwzględnia też koszty działań marketingowych organizatora (zapewnienie reklamy, frekwencji i kontaktów z rynkiem). Budżet uzależnij zatem od swojego planu i celu, jaki chcesz dzięki targom osiągnąć. Pamiętaj, że za te same pieniądze nie kupisz porównywalnych korzyści.
• Wybór
Każde targi mają własną specyfikę. Możesz wybrać duże i reprezentatywne dla swojej branży lub mniejsze, ale za to zorganizowane w regionie, gdzie dominują Twoi klienci. Wybór uzależnij od zaplanowanego do osiągnięcia celu. Zapytaj swoich klientów, które targi preferują. Porozmawiaj też z doświadczonymi wystawcami. Decyzję podejmij dopiero po skontaktowaniu się z najważniejszymi organizatorami targów z Twojej branży i zapoznaniu się z ich ofertą. Popytaj o rabaty. Zwróć uwagę na regulamin, wymaganą dokumentację i program. Bardzo korzystne są tzw. „targi plus” z dodatkowymi atrakcjami i przedsięwzięciami (kongresy, seminaria itp.), które zapewniają Ci profesjonalną publiczność. Bierz w nich udział, poznaj osobiście organizatorów i nie bądź anonimowym wystawcą.
• Realizacja
Czas opracować program własnego pobytu na targach. Po pierwsze zdecyduj czy ma on być widowiskowy, czy raczej skromny i rzeczowy. Całej koncepcji podporządkujesz przecież stoisko: samodzielne lub wspólne, wyspowe lub w szeregu. Możesz je zorientować tylko na informację bądź też prezentację i sprzedaż (w miarę możliwości) nowego produktu. W zależności od programu opracujesz też koszty i rezultaty, a także ustalisz pracę personelu i public relations.
Na tym etapie uwzględnij również Internet, jako doskonałe miejsce promocji Twojego udziału w targach.
• Terminarz
Przygotowania do targów trwają w praktyce cały rok. Warto zatem spisywać wszystkie ustalenia krok po kroku. Wzorcowe kalendarium* profesjonalnego wystawcy wygląda tak:
8-12 miesięcy przed targami:
- ustalić cele
- wybrać targi
- zdecydować się na formę udziału (stoisko własne lub wspólne, np. w ramach izby zrzeszenia, grupy producentów)
- określić wielkość, rodzaj, położenie stoiska
6-8 miesięcy przed targami:
- zgłosić uczestnictwo w targach
- odebrać potwierdzenie udziału i lokalizację naszego stoiska
6 miesięcy przed targami:
- zaplanować koncepcję stoiska (projekt, architektura, wyposażenie, eksponaty)
- zlecić budowę stoiska firmie lub przygotować się do samodzielnego wykonania
- wdrożyć koncepcję reklamy na targach i czasopismach branżowych
- przygotować materiały reklamowe
- wybrać personel stoiska
- zarezerwować noclegi
- ustalić listę gości i klientów, których zaprosisz
2 miesiące przed targami:
- rozpocząć e-mailowy kontakt z klientami
- przeszkolić obsługę stoiska
- zamówić transport
1 miesiąc przed targami:
- ustalić terminy spotkań z klientami
- wysłać zaproszenia
- skompletować potrzebne materiały reklamowe, promocyjne, biurowe, kuchenne oraz artykuły spożywcze
- pobrać od organizatora targów listę firm i plan zabudowy naszego pawilonu
tydzień przed targami:
- przypomnieć się telefonicznie zaproszonym gościom i klientom
- potwierdzić lub ustalić dokładne terminy spotkań
- sprawdzić, jak postępują prace przy budowie naszego stoiska na terenach targowych
- dokonać ewentualnych korekt w aranżacji stoiska
*Źródło:www.polfair.com.pl
Inwestycja marketingowa ruszyła...
• Stoisko
To bardzo ważny element marketingu targowego. Jest wizytówką Twojej firmy. Jego rodzaj, wielkość i lokalizacja, architektura, aranżacja oraz funkcjonalność mają współgrać z założonym przez Ciebie celem. Stoisko przyciągające wzrok odwiedzających targi i wyróżniające się na tle konkurencji to ponad połowa sukcesu. Pamiętaj, że ma ono również umożliwiać Ci realizację ustalonego programu i wychodzić naprzeciw oczekiwaniom klienta. „Tak to już jest, że klienci i konsumenci zapamiętują Twoją firmę i markę tak, jak ją
postrzegają na targach. Stoisko też sprzedaje. Dlatego projektowanie i budowę stoiska
należy powierzyć fachowcom.”*
• Zwiedzający
Nie jest sztuką sprzedać coś raz. Ale już wyzwaniem, które powinieneś podjąć, jest przekonanie klienta do siebie podczas spotkania twarzą w twarz i upewnienie go w przekonaniu, że zakup Twojego produktu był jego najlepszym wyborem. To sztuka budowania zaufania i renomy własnej firmy. Nie zapominaj, że dzisiejsi odwiedzający targi to albo „zwiedzający profesjonaliści”, tj. zainteresowani fachowcy, albo „zwiedzający konsumenci”, świadomi swoich oczekiwań.
„Marketing nie polega na tym, żeby robić cokolwiek, byle sprzedać.”
• Obsługa
Na targi wybierz najlepszy personel, który będzie tworzył zgrany zespół profesjonalnych sprzedawców. Bądź jego menedżerem. Każdej z osób przydziel określone zadania. W czasie trwania targów analizuj działania podejmowane przez swoich pracowników i ich rezultaty. Dobrym pomysłem są pisemne notatki z rozmów. Dzięki nim masz klarowną informację, ile kontaktów udało się zapoczątkować.
„Badania dowodzą (np. publikacje Targów Monachijskich), że 60% potencjalnych klientów odchodzi, jeśli personel stoiska nie nawiąże z nimi kontaktu w ciągu jednej minuty!”*
• PR
I na koniec szereg działań z zakresu public relations, o których pamięta każdy profesjonalny wystawca. Przygotowanie firmowych upominków i specjalnych materiałów dla mediów. Kontakt z biurem prasowym targów i uzgodnienie terminu własnej konferencji prasowej. Zaproszenie na stoisko dziennikarzy akredytowanych przy targach. Pamiętaj, że każda informacja w mediach, zwłaszcza w prasie branżowej, to niezwykle cenna promocja.
Koniecznie sporządź listę osób, z którymi chcesz lub powinieneś się spotkać. Przekaż ją obsłudze stoiska. Zaplanuj te spotkania i starannie przygotuj zaproszenia. Nie zapomnij też o dokumentacji swojego stoiska – zdjęciach ważnych gości, zainteresowanych ekspozycją klientów. Po targach będą one dla Ciebie potwierdzeniem realizacji udanego przedsięwzięcia i najbardziej wiarygodną reklamą Twojej firmy.
Po targach – to jeszcze nie koniec.
Bilans
Czas na wnioski i oceny. To z perspektywy ustalonych celów najważniejsza część Twojej pracy. Zanim jednak przejdziesz do analiz, zadbaj o zapoczątkowane na targach kontakty – prześlij obiecane materiały, zorganizuj umówione spotkania. Teraz możesz przejść do podsumowania. Oceń, na ile udało się zrealizować założone cele i jaki jest stopień efektywności finansowej. Policz kontrakty i zaplanowane kontakty. Pamiętaj, że udział w targach to inwestycja długoterminowa. Wraz z zaangażowanym personelem oceń wspólną pracę i zebrane doświadczenia. Dzięki powyższym działaniom Twój udział w kolejnych targach będzie jeszcze bardziej efektywny.
